Trener i grupa są najważniejsi, żeby szkolenie doszło do skutku, ale lepiej, żeby wszystkie sprzęty wokół spełniały rolę, do której zostały powołane. Oczywiście można improwizować, jeśli przydarzą nam się niespodzianki, ale pamiętaj: niezaplanowana, niewyreżyserowana improwizacja to ostateczność. Ostatnia deska ratunku przed pójściem na dno. Dlatego przypilnuj sprzętów, których waga może ci się wydać banalna, a których stan w trakcie szkolenia może okazać się ogromnie istotny.

Jeśli korzystasz dużo w flipcharta, to pewnie nieraz przeżywałeś już rozjeżdżające się nóżki albo felerne uchwyty na papier. Zawsze wcześniej zastanów się, z czego i jak będziesz korzystać. Masz zwyczaj zrywać arkusze z flipa i wieszać na ścianach a nie tylko przewracać? Upewnij się, czy każda kartka nie rwie się przy ściąganiu ze względu na przykład na źle dobrane uchwyty. Kleisz na ścianach? – upewnij się co się trzyma ściany: guma trenerska czy taśma malarska.

Najważniejsza zasada w tym obszarze: sprawdź wszystko wcześniej. Jeśli podchodzisz profesjonalnie do pracy trenera, wynegocjuj ze zleceniodawcą, żebyś miał nocleg wcześniej w miejscu szkolenia, żebyś mógł w miarę możliwości zobaczyć salę. Dzień wcześniej można coś zmienić, nawet salę. Na kwadrans przed szkoleniem jest to już raczej niemożliwe. Jeśli nie masz jednak możliwość zobaczyć sali z wyprzedzeniem, dopytaj o szczegóły osobę odpowiedzialną. Nie wszyscy tak samo rozumieją terminologię szkoleniową, szczególnie hotele, gdzie na co dzień nie myśli się potrzebami trenera i specyfika naszej pracy. Przykład: marker może się równać pojęciu: „coś niepiszącego, co od dwóch lat leży na parapecie okna w sali”, arkusze do flipcharta – „kartka wielkości A2 w liczbie trzech”, sala szkoleniowa – „sala w boazerii a nad nią poczet królów polskich” (sic!). Tak, tak, to najprawdziwsze przykłady. Nieraz trzeba uświadamiać, że sala szkoleniowa to miejsce, w którym ściany służą do zawieszana wypracowanych arkuszy.